DECRET 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents.
| Sección | Disposicions Generals |
| Emisor | Departamento de Agricultura, Ganadería y Pesca |
| Rango de Ley | Decret |
DECRET
13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents.
El Decret 117/1990, de 3 de maig, sobre avaluació i tria de documentació de l'Administració pública significà, en el moment de la seva promulgació, una resposta a un dels elements essencials dels sistemes de gestió documental de les organitzacions públiques com és determinar el període de retenció dels documents que aquestes generen. El Departament de Cultura i Mitjans de Comunicació, a proposta de la Comissió Nacional d'Avaluació i Tria de Documentació, ha regulat abastament aquest aspecte mitjançant ordres d'aprovació de les taules d'avaluació documental. Les taules han determinat els períodes de conservació de gairebé 600 sèries documentals de l'Administració de la Generalitat de Catalunya, l'Administració local i les universitats públiques. Aquesta acció normativa ha estat complementada per ordres d'establiment de criteris d'avaluació i normes per a l'aplicació de les taules d'avaluació documental. Aquest procés ha comptat amb la implicació activa del col·lectiu professional de diferents maneres com la participació directa en els grups de treball de la Comissió Nacional esmentada, en l'elaboració de propostes d'avaluació i en l'aplicació de les taules d'avaluació documental.
Aquest Decret es fonamenta en les previsions de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i documents i en l'experiència assolida pel treball desenvolupat per la Comissió Nacional d'Avaluació i Tria de Documentació. S'estructura en tres capítols: el primer conté les disposicions generals, és a dir, l'objecte, àmbit d'aplicació del Decret i un seguit de definicions; el capítol segon regula la fixació dels criteris d'accés a la documentació pública, l'informe sobre les reclamacions d'accés als documents, les derogacions singulars de la normativa d'accés als documents públics i l'avaluació de la documentació, i el capítol tercer preveu la composició i el funcionament de la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental.
Un element rellevant del Decret reclamat pels i per les professionals dels arxius de Catalunya és la regulació en matèria d'accés a la documentació de les administracions públiques de Catalunya, que desplega l'article 34 de la Llei d'arxius i documents. Es preveu que la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental estableixi criteris generals sobre l'aplicació de la normativa que regeix l'accés als documents públics, elabori les taules d'avaluació i accés documental que determinin els criteris d'accés a les sèries documentals, i faci constar el règim aplicable a l'accés als documents que s'hagin de conservar en resoldre les sol·licituds d'avaluació de documents públics. D'aquesta manera es pretén facilitar a ciutadans, entitats i empreses un marc entenedor sobre l'accessibilitat a la documentació de l'Administració. En aquest sentit el Decret aplica els principis sobre transparència i accés a la informació previstos a l'Informe sobre el Bon Govern i Transparència Administrativa de 27 de juliol de 2005, que va emetre un grup de treball creat per Acord del Govern de 21 de desembre de 2004.
Aquest reglament regula també l'avaluació dels documents públics per determinar la conservació, per raó del valor cultural, informatiu o jurídic, o bé l'eliminació, d'acord amb l'article 9 de la Llei d'arxius i documents. En qualsevol cas, la novetat a nivell reglamentari és la previsió d'avaluar documents privats que formin part del patrimoni documental català, d'acord amb els articles 13.e i 19.2.b de la Llei d'arxius i documents, la qual cosa ha de permetre una gestió més eficient d'una part destacada del nostre patrimoni.
Un dels criteris emprats per a la determinació del contingut del Decret ha estat l'adaptació al nostre entorn del que preveu la norma ISO 15489:2001.Informació i documentació. Gestió documental, en matèria d'avaluació i disposició documental, terminologia i procediments. Aquest fet ha de permetre afrontar amb garanties l'avaluació i disposició de la documentació que produeixin les administracions i donar resposta als nous requeriments dels documents electrònics que es generaran amb l'e-Administració.
Així mateix, el Decret determina la composició de la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental, en aplicació de l'article 19 de la Llei d'arxius i documents, i es dóna entrada a vocalies que representen a organismes especialitzats en l'accés a la documentació i en les tecnologies de la informació i comunicació així com a una vocalia responsable de l'arxiu d'una universitat. La nova composició de la Comissió pretén equilibrar la representació de les diverses tipologies d'arxius del Sistema d'Arxius de Catalunya i dels sectors que tenen una responsabilitat primària en la creació, gestió i ús dels documents. També es crea una Comissió Permanent amb funcions d'estudiar les propostes que s'han de sotmetre al Plenari de la Comissió i de fer un seguiment dels acords que s'hi adoptin, sens perjudici de les funcions que el Plenari li pugui delegar.
D'acord amb l'informe del Consell Nacional d'Arxius i amb el dictamen de la Comissió Jurídica Assessora, a proposta del conseller de Cultura i Mitjans de Comunicació i d'acord amb el Govern,
Decreto:
Capítol 1
Disposicions generals
Objecte
L'objecte d'aquest Decret és desplegar les previsions de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i documents, en relació amb l'accés i amb l'avaluació i tria de documents, i establir la composició i el funcionament de la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental.
Definicions
Als efectes d'aquest Decret s'entén per:
-
Accés: la visualització de la informació continguda en un document.
-
Avaluació: funció destinada a determinar el valor cultural, informatiu o jurídic dels documents per tal de decidir-ne sobre la conservació o eliminació.
-
Sèrie documental: conjunt de documents organitzats d'acord amb un sistema de classificació o conservats com a una unitat pel fet de ser el resultat d'un mateix procés de formació o de classificació, o de la mateixa activitat, o perquè tenen una mateixa tipologia; o per qualsevol altra relació derivada de la seva producció, recepció o ús.
-
Eliminació: la destrucció o supressió d'informació o documents per qualsevol sistema que impossibiliti la seva recuperació o posterior accés i utilització.
-
Tria: operació per la qual en un conjunt de documents se separen els que presenten un interès històric d'aquells que no tenen més que una utilitat administrativa temporal i que poden ser eliminats a l'acabament del termini que s'hagi establert.
Àmbit d'aplicació
Aquest Decret és d'aplicació:
-
Als documents públics de les institucions, entitats i persones següents:
La Presidència, el Govern...
Para continuar leyendo
Solicita tu prueba