ORDRE CLT/172/2014, de 14 de maig, per la qual s'aprova el protocol de gestió de documents electrònics i arxiu de la Generalitat de Catalunya.
| Sección | Disposicions Generals |
| Emisor | Departament de Cultura |
| Rango de Ley | Ordre |
L’article 7 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i documents, estableix que totes les administracions i les entitats titulars de documents públics han de disposar d’un únic sistema de gestió documental que abasti la producció, la tramitació, el control, l’avaluació i la conservació dels documents i l’accés a aquests i en garanteixi el tractament correcte. L’article 28 de la mateixa norma disposa que, en l’àmbit de la Generalitat, els arxius centrals administratius defineixen, implanten i mantenen, en l’àmbit de l’organisme o ens respectiu, el sistema de gestió de la documentació administrativa en fase activa i semiactiva, d’acord amb la normativa tècnica i les directrius del Departament de Cultura i amb les instruccions del secretari o secretària general o de l’òrgan directiu corresponent.
La implantació i extensió progressiva de l’administració electrònica en el conjunt dels ens i organismes de la Generalitat ha comportat, entre altres aspectes, la producció de documents públics electrònics. Aquests documents són prova i testimoni de les accions dutes a terme per l’Administració de la Generalitat de la mateixa manera que ho són els documents produïts i rebuts en suport paper. Els documents electrònics han de ser gestionats adequadament per tal que quedi garantida la seva autenticitat, fiabilitat, integritat i disponibilitat futura.
En aquest sentit, l’article 38.3 del Decret 56/2009, de 7 d’abril, per a l’impuls i el desenvolupament dels mitjans electrònics a l’Administració de la Generalitat, estableix que l’Administració de la Generalitat s’ha de dotar d’un protocol d’arxius que ha de determinar les condicions tècniques i organitzatives de classificació funcional, seguretat i disposició dels documents administratius des de l’inici del procediment administratiu així com els òrgans competents per a la conservació i transformació. Aquestes condicions impliquen una gestió correcta de la documentació, abans fins i tot de la fase d’arxiu, per la qual cosa el protocol fa referència tant a la gestió dels documents electrònics com a l’arxiu. És per aquest motiu que es considera adequat que el protocol inclogui el terme gestió de documents en el seu títol precisant molt millor el seu abast real.
Al seu torn el Decret 56/2009 està directament relacionat amb la Llei 29/2010, del 3 d’agost, de l’ús de mitjans electrònics al sector públic de Catalunya. Així, l’Ordre d’aprovació del protocol de gestió de documents electrònics i arxiu adopta determinats principis que es fixen a l’article 4, com els relacionats amb la transparència, la simplificació, l’eficàcia, l’eficiència, la seguretat, la neutralitat tecnològica i la legalitat. També s’emmarca dins l’article 15, sobre criteris per a la incorporació dels mitjans electrònics en l’actuació del sector públic i contribueix a concretar, mitjançant els instruments tècnics previstos, el marc d’interoperabilitat del sector públic de Catalunya previst a l’article 19.
En relació amb la Llei 26/2010, del 3 d’agost, de règim jurídic i procediment de les administracions públiques de Catalunya, l’Ordre contribueix a donar compliment als articles 26, sobre el dret d’accés als expedients administratius, i 27, relatiu al dret d’accés a arxius i registres, i als requisits establerts a la disposició addicional onzena, sobre la gestió de la documentació i arxiu de documents electrònics.
El protocol de gestió de documents electrònics i arxiu té abast corporatiu, ja que l’aplicació d’una gestió correcta de documents ha d’abordar de manera global aspectes com ara la gestió de la interoperabilitat, la cerca i la recuperació de documents i la seguretat o la disposició de documents, entre d’altres.
El protocol s’estructura en 5 grans blocs: la definició de l’objecte del protocol, l’àmbit d’aplicació, els òrgans implicats, la gestió de documents electrònics i arxiu i el glossari de termes. En el bloc dels òrgans implicats es concreten les funcions dels principals organismes transversals, com el Departament de Cultura, el Centre de Telecomunicacions i Tecnologies de la Informació i el Departament de Governació i Relacions Institucionals. Els òrgans implicats en la gestió i la conservació dels documents electrònics han de constituir grups multidisciplinaris que tinguin com a missió vetllar per l’aplicació de les directrius de gestió de documents i els instruments tècnics definits al protocol en el si de la seva organització. Així mateix, al bloc de gestió de documents s’estableixen els principis i les directrius que possibilitaran la seva gestió correcta d’acord amb la finalitat i l’ús per al qual han estat creats. En aquest apartat destaquen, a més, les directrius per a l’obtenció de còpies electròniques autèntiques de documents i els instruments tècnics essencials, els quals són d’aplicació al conjunt de l’Administració de la Generalitat.
Per tot això,
ORDENO
S’aprova el protocol de gestió de documents electrònics i arxiu de la Generalitat de Catalunya, que s’inclou com annex a aquesta Ordre. El protocol de gestió de documents electrònics i arxiu de la Generalitat de Catalunya determina les condicions tècniques i organitzatives de classificació funcional, seguretat i disposició dels documents administratius des de l’inici del procediment administratiu, amb la finalitat de garantir-ne l’autenticitat, la fiabilitat, la integritat i la disponibilitat futura. Així mateix, el protocol fixa les directrius corporatives en matèria d’arxiu electrònic.
Disposició transitòria. Creació dels grups de treball multidisciplinaris
En el termini de tres mesos a comptar de la publicació d’aquesta Ordre cada Departament, organisme o entitat dependent o vinculat inclòs dins l’àmbit d’aplicació del protocol, ha de crear el grup de treball departamental multidisciplinari previst a l’apartat 5.4 d’aquest protocol i nomenar-ne els membres que el componen.
Disposició addicional. Transformació d’expedients híbrids en electrònics
Amb la finalitat de donar compliment al que estableix l’apartat 6.2.2.2 del protocol, el grup de treball departamental multidisciplinari ha d’establir, seguint les instruccions de les secretaries generals o òrgans anàlegs dels ens i organismes de la Generalitat i d’acord amb els recursos existents, els criteris, els plans d’actuació i els calendaris conduents a transformar els expedients híbrids en electrònics.
Disposició final. Habilitació per al desenvolupament del protocol
S’autoritza la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni a fer les actuacions que siguin necessàries per a l’execució i el desenvolupament del protocol de gestió de documents electrònics i arxiu.
Barcelona, 14 de maig de 2014
Ferran Mascarell i Canalda
Conseller de Cultura
ANNEX
Índex
-
Introducció
-
Conceptes
-
Objecte
-
Àmbit d’aplicació
-
Òrgans implicats
-
Gestió de documents electrònics
6.1 Principis
6.2 Directrius
6.2.1 Identificació i informació
6.2.2 Format i estructura
6.2.3 Elements de control
6.2.4 Accés i ús
6.2.5 Aplicació de mesures de disposició
6.2.6 Manteniment de la disponibilitat i l’autenticitat
6.2.7 Còpies electròniques
6.2.8 Aplicacions de suport per a la gestió
6.3 Instruments tècnics
-
Glossari
-
Introducció
L’article 38.3 del Decret 56/2009, de 7 d’abril, per a l’impuls i el desenvolupament dels mitjans electrònics a l’Administració de la Generalitat, estableix el protocol de gestió de documents electrònics i arxiu, que ha de determinar les condicions tècniques i organitzatives de classificació funcional, seguretat i disposició dels documents administratius des de l’inici del procediment administratiu, així com els òrgans competents per a la conservació i transformació. La finalitat del protocol és la de garantir l’autenticitat, la fiabilitat, la integritat i la disponibilitat futura d’aquests documents.
En aquesta línia, l’Acord del Govern de 24 de gener de 2012 sobre l’aprovació de mesures i projectes corporatius a desenvolupar el 2012 per desplegar l’Administració Electrònica a l’Administració de la Generalitat de Catalunya va aprovar el projecte SIGeDA com un dels projectes corporatius d’administració electrònica.
El protocol de gestió de documents electrònics i arxiu està condicionat per un marc normatiu que, en matèria d’administració electrònica, s’ha anat desenvolupant àmpliament des de l’entrada en vigor de la Llei 11/2007, de 22 de juny, d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics. Les disposicions del protocol tenen en compte la Llei esmentada, així com el desenvolupament normatiu que s’hi vincula, especialment el Reial decret 4/2010, de 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat en l’àmbit de l’Administració electrònica. Aquest Reial decret, en la disposició addicional primera, estableix les Normes Tècniques d’Interoperabilitat que han de complir les Administracions públiques.
El protocol de gestió de documents electrònics i arxius s’adequa al marc normatiu esmentat, però assoleix el seu major significat en el context legal, normatiu, organitzatiu i tècnic de l’Administració de la Generalitat. El protocol dóna compliment, especialment, a les disposicions de la legislació catalana en matèria d’administració electrònica que resulten aplicables.
En primer lloc, el protocol de gestió de documents electrònics i arxiu recull els principis que, de conformitat amb l’article 4 de la Llei 29/2010, del 3 d’agost, de l'ús dels mitjans electrònics al sector públic de Catalunya, s’han de seguir en relació amb la incorporació dels mitjans electrònics en les actuacions del sector públic de Catalunya.
En segon lloc, el protocol desenvolupa la disposició addicional onzena de la Llei 26/2010, de 3 d’agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya, que regula la gestió de la documentació i arxiu dels documents electrònics. Aquesta disposició estableix que els documents...
Para continuar leyendo
Solicita tu prueba